Leads duplicados: cuando el mismo comprador llega por varios portales

Por qué aparecen tantos duplicados

Los compradores no son fieles a un portal. Buscan en Idealista, en Fotocasa y en Habitaclia a la vez, y si tu piso está publicado en los tres, pueden escribir por más de uno. También es habitual que el mismo comprador consulte dos o tres viviendas de tu cartera en días distintos.

A eso se suma un problema técnico: cada portal envía el teléfono con un formato distinto. "687 45 68 85", "+34687456885" y "687456885" son el mismo número, pero para una hoja de cálculo o un CRM básico son tres contactos diferentes.

Qué problemas causan los duplicados

• Escribes dos veces a la misma persona con mensajes de bienvenida casi idénticos. Parece desorganización.
• Dos agentes atienden al mismo cliente sin saberlo, con información distinta.
• Los seguimientos se multiplican: el comprador recibe mensajes de seguimiento por cada ficha duplicada.
• Las estadísticas mienten: crees que tienes más leads de los que realmente tienes.
• Riesgo de que te marquen como spam en WhatsApp si el mismo número recibe mensajes repetidos.

Cómo detectar y evitar duplicados

1. Normaliza el teléfono siempre

Antes de guardar o comparar un número, conviértelo a un formato único (por ejemplo, internacional con +34). Es la clave para reconocer al mismo comprador aunque cada portal lo escriba distinto.

2. Compara por teléfono y por email

Algunos compradores solo dejan email en un portal y teléfono en otro. Comparar por ambos datos detecta más coincidencias.

3. Una ficha por comprador, varios intereses

Si el comprador ya existe, no crees otro contacto: añade el nuevo inmueble como un interés más. Así ves de un vistazo que te ha preguntado por tres pisos, lo que dice mucho de lo que busca.

4. Protégete del doble envío del mismo aviso

A veces el mismo aviso llega dos veces en pocos segundos (reenvíos, reglas de correo duplicadas). Un bloqueo temporal por comprador evita procesarlo dos veces.

5. No repitas la bienvenida

Al comprador que ya conoces no se le vuelve a dar la bienvenida: se continúa la conversación sobre el nuevo inmueble.

Ejemplo: el mismo comprador, tres formatos

Sin normalizar, son tres contactos. Normalizados, es un único comprador que ha consultado tu piso en tres portales: una señal clara de interés alto.

Cómo limpiar los duplicados que ya tienes

1. Exporta tus contactos y normaliza todos los teléfonos al formato internacional.
2. Ordena por teléfono y por email para ver los repetidos juntos.
3. Para cada grupo, elige la ficha más completa como principal.
4. Pasa a la principal los inmuebles consultados, las notas y el historial de las demás.
5. Marca las otras como descartadas por duplicado, en lugar de borrarlas, para conservar el rastro.
6. Detén cualquier seguimiento automático que estuviera activo en las fichas duplicadas.

Cómo lo resuelve Kasai

Kasai normaliza todos los teléfonos al entrar, compara cada nuevo aviso por teléfono y email con los contactos existentes y, si el comprador ya está, añade la nueva consulta como interés adicional en su ficha, sin repetir el mensaje de bienvenida ni el aviso de lead nuevo. Además, bloquea los avisos duplicados que llegan en una ventana de pocos segundos, para que nadie reciba dos mensajes iguales.